Kontorsflytt – att tänka på

När kontoret ska flyttas är det mycket som ska stämmas av, och allting får knappast plats i den här texten. Det finns dock ett par viktiga saker som absolut inte får missas, och den här checklistan syftar till att beta av alla dem.

Internetavtalen ska sägas upp, visitkort, skyltar och brevpapper ska uppdateras, avtal och försäkringar ska sägas upp eller ändras, nya möbler kanske ska inhandlas – ja, det finns helt enkelt mycket som ska stämmas av innan flytten kan anses vara fullbordad.

Glöm inte att köpa nya möbler

Nya möbler ska inhandlas, och det är en hel del ytor som det bör tas hänsyn till. Besöksyta, reception, konferens- och mötesrum, lounge, arbetsrum, kopieringsrum och uteplats. Förhoppningsvis kan det mesta från det förra kontoret tas med, men troligen behöver ändå en del möbler införskaffas inför flytten. Gör en ritning!

Tänk på att anlita en flyttfirma i god tid. Om kontoret är beläget i någon av storstäderna (Stockholm, Göteborg, Malmö t.ex.) har ni förmodligen ett stort utbud av firmor som kan genomföra flytten. Särskilt fördelaktigt är det troligtvis i Stockholm, då flest flyttfirmor finns där, vilken ni kan dra nytta av genom att ställa offerter mot varandra.

Om företagets anställda har personliga prylar som ska med till det nya kontoret, brukar flyttfirmorna gärna flytta dessa också. Tänk dock på att dessa personliga tillhörigheter sällan täcks av firmornas försäkring. Låt kunderna veta att företaget flyttar Om kontoret till exempel flyttar från Stockholm till Uppsala (eller Uppsala – Stockholm för den delen), säger det sig självt att det är viktigt att kunderna får veta om det. Uppdatera visitkort, skyltar, brevpapper, stickers – allt där ni marknadsför er med er plats på helt enkelt.

Försäkringar och avtal bör sägas upp

Försäkringarna kan behöva sägas upp eller uppdateras vid flytten. Hur ser säkerheten ut i de nya kontorslokalerna? Vad ställer för försäkringsbolaget för krav på lås och larm? Att försäkringsbolagen kontaktas är en viktig del i en kontorsflytt.

Det är även viktigt att se till att försäkringarna gäller under flytten. Kontrollera också eventuella krav från myndigheter.

En mer praktisk detalj är märketiketterna. Allt gods som ska med flytten bör märkas med rumsnummer och våningsplan i de nya lokalerna. På så vis går flytten mycket snabbare, då ”flyttgubbarna” snabbt kan lasta ur bilen och förflytta lådorna och prylarna till rätt rum.

Rulla ihop mattorna ordentligt

Ska ni dessutom packa möblerna själva finns det en del andra saker att tänka på. Till exempel bör mattor flyttas ihoprullade med tejp och därefter märkas (precis som allt annat). Tavlor och annan konst bör packas ned i kartonger med skyddande emballage.

Större maskiner, så som kopieringsapparater kan ofta transporteras av apparatens leverantör. Om leverantören inte kan flytta dem, måste ni själva transportsäkra dem. Andra elektroniska saker, så som datorer, skrivare, fax och scannrar ska också transportsäkras och förflyttas med sladdarna urkopplade. Sladdar, och andra tillbehör till apparaterna, packas oftast ner i särskilda påsar som flyttfirmorna brukar tillhandahålla.

13 okt 2016